การทำลายเอกสาร

ตามระเบียบงานสารบรรณ กำหนดว่า ภายใน  60  วัน หลังจากสิ้นปีปฏิทิน  ให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการเก็บหนังสือสำรวจ หนังสือที่ครบกำหนดอายุการเก็บในปีนั้น  ไม่ว่าจะเป็นหนังสือที่เก็บไว้เอง หรือที่เก็บไว้ที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติ  กรมศิลปากร  แล้วจัดทำบัญชี หนังสือขอทำลายเสนอหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมเพื่อพิจารณาแต่งตั้งคณะ กรรมการทำลายหนังสือ บัญชีหนังสือขอทำลาย ให้มีต้นฉบับ และสำเนาคู่ฉบับ  โดยกรอกรายละเอียดดังนี้

1.ชื่อบัญชีหนังสือขอทำลาย  ประจำปี  ให้ลงตัวเลขของปีพุทธศักราชที่จัดทำบัญชี

2.กระทรวง  ทบวง  กรม  กอง  ให้ลงชื่อส่วนราชการที่จัดทำบัญชี

3.วันที่  ให้ลงวัน  เดือน  ปีที่จัดทำบัญชี

4. แผ่นที่  ให้ลงเลขลำดับของแผ่นบัญชี

5.ลำดับที่  ให้ลงเลขลำดับเรื่องของหนังสือ

6. รหัสแฟ้ม  ให้ลงหมายเลขลำดับหมู่ของการจัดแฟ้มเก็บหนังสือ

7.ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ

8.ลงวันที่  ให้ลงวัน  เดือน  ปีของหนังสือแต่ละฉบับ

9.เลขทะเบียนรับ  ให้ลงเลขทะเบียนรับของหนังสือแต่ละฉบับ

10.  เรื่อง  ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ  ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเรื่องย่อ

11. การพิจารณา  ให้คณะกรรมการทำลายหนังสือเป็นผู้กรอก

12. หมายเหตุ  ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี)

ให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมแต่งตั้งคณะกรรมการทำลายหนังสือประกอบด้วยประธาน กรรมการและกรรมการอีกอย่างน้อยสองคน  โดยปกติให้แต่งตั้งจากข้า ราชการ  ตั้งแต่ระดับ 3  หรือเทียบเท่าขึ้นไป

ถ้าประธานกรรมการไม่สามารถปฏิบัติหน้าที่ได้ให้กรรมการที่มาประชุมเลือกกรรมการคนหนึ่งทำหน้าที่ประธาน

มติของคณะกรรมการให้ถือเสียงข้างมาก  ถ้ากรรมการผู้ใดไม่เห็นด้วยให้ทำบันทึกความเห็นแย้งไว้

คณะกรรมการทำลายหนังสือ  มีหน้าที่ดังนี้

1.พิจารณาหนังสือที่จะขอทำลายตามบัญชีหนังสือขอทำลาย

2.ใน กรณีที่คณะกรรมการมีความเห็นว่าหนังสือฉบับใดไม่ควรทำลาย   และควรจะขยาย เวลาการเก็บไว้  ให้ลงความเห็นว่าจะขยายเวลาการเก็บไว้ถึงเมื่อใด ในช่อง  การพิจารณา  ตามข้อ  11 ของ บัญชีหนังสือขอทำลาย  แล้วให้แก้ไขอายุการเก็บหนังสือในตรากำหนดเก็บ หนังสือ  โดยให้ประธานกรรมการทำลายหนังสือลงลายมือชื่อกำกับการแก้ไข

3.ในกรณีที่คณะกรรมการมีความเห็นว่าหนังสือเรื่องใดควรให้ทำลาย   ให้กรอกเครื่องหมายกากบาท (X) ลงในช่อง การพิจารณา ตามข้อ 11  ของบัญชีหนังสือขอทำลาย

4.เสนอรายงานผลการพิจารณาพร้อมทั้งบันทึกความเห็นแย้งของคณะกรรมการ (ถ้ามี)  ต่อหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมเพื่อพิจารณาสั่งการตามข้อ 69

5.ควบ คุมการทำลายหนังสือซึ่งผู้อำนาจอนุมัติให้ทำลายได้แล้ว  โดยการเผาหรือวิธี อื่นใดที่จะไม่ให้หนังสือนั้นอ่านเป็นเรื่องได้  และเมื่อทำลายเรียบร้อย แล้วให้ทำบรรทุกลงนามร่วมกันเสนอผู้มีอำนาจอนุมัติทราบเมื่อหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมได้รับรายงานตามข้อ 4  แล้ว   ให้พิจารณาสั่งการดังนี้

1.ถ้าเห็นว่าหนังสือเรื่องใดยังไม่ควรทำลาย  ให้สั่งการให้เก็บหนังสือนั้นไว้จนถึงเวลาการทำลายงวดต่อไป

2. ถ้า เห็นว่าหนังสือเรื่องใดควรทำลาย  ให้ส่งบัญชีหนังสือขอทำลายให้กองจดหมาย เหตุแห่งชาติ  กรมศิลปากร  พิจารณาก่อน  เว้นแต่หนังสือประเภทที่ส่วนราชการ นั้นได้ขอทำความตกลงกับกรมศิลปากรแล้ว  ไม่ต้องส่งไปให้พิจารณาให้ กองจดหมายเหตุแห่งชาติ  กรมศิลปากร  พิจารณารายการในบัญชีหนังสือขอทำลาย แล้ว  แจ้งให้ส่วนราชการที่ส่งบัญชีหนังสือขอทำลายทราบดังนี้

1.ถ้า กองจดหมายเหตุแห่งชาติ  กรมศิลปากร  เห็นชอบด้วย  ให้แจ้งให้ส่วนราชการนั้น ดำเนินการทำลายหนังสือต่อไปได้ หากกองจดหมายเหตุแห่งชาติ  กรมศิลปากร  ไม่แจ้งให้ทราบอย่างใดภายในกำหนด เวลา 60 วัน  นับ แต่วันที่ส่วนราชการนั้นได้ส่งเรื่องให้กองจดหมายแห่งชาติ  กรมศิลปากร  ให้ ถือว่ากองจดหมายเหตุแห่งชาติ  กรมศิลปากร  ได้ให้ความเห็นชอบแล้ว  และให้ ส่วนราชการทำลายหนังสือได้

2.ถ้า กรมจดหมายเหตุแห่งชาติ  กรมศิลปากร  เห็นว่าหนังสือฉบับใดควรจะขยายเวลาการ เก็บไว้อย่างใดหรือให้เก็บไว้ตลอดไป  ให้แจ้งให้ส่วนราชการนั้นทราบ  และให้ ส่วนราชการนั้น  ทำการแก้ไขตามที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติ  กรมศิลปากร  แจ้ง มา  หากหนังสือใดกองจดหมายเหตุแห่งชาติ  กรมศิลปากรเห็นควรให้ส่งไปเก็บไว้ ที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติ  กรมศิลปากร ก็ให้ส่วนราชการนั้น ๆ ปฏิบัติตามเพื่อประโยชน์ในการนี้  กองจดหมายเหตุแห่งชาติ  กรมศิลปากร  จะส่งเจ้าหน้าที่มาร่วมตรวจสอบหนังสือของส่วนราชการนั้นก็ได้การ ทำลายเอกสารมีความสำคัญมากในระบบบริหารการจัดการเอกสาร ทั้งในทางการรักษาความลับทางธุรกิจในทางกฎหมาย หรือสิ่งแวดล้อม  สำหรับการเก็บเอกสารในทางกฎหมายเมืองไทย จะกำหนดให้เก็บเอกสารทางบัญชี 5 ปี แต่ถ้าเอกสารที่เกินเราก็สามารถทำลายได้ ด้วยวิธีที่ถูกต้องปลอดภัย 

             

วิธีทำลายเอกสาร1. ตรวจสอบเอกสารที่ต้องการทำลาย
   1.1ชนิดเอกสารที่ทำลาย เป็นเอกสารสำคัญทางบัญชี  หรือแบบก่อสร้าง ต้นแบบเอกสาร ยังต้องใช้ประโยชน์อีกหรือเปล่า เพราะการทำลายเอกสาร คือ ความต้องการไม่ให้เอกสารนำมาใช้ประโยชน์ ทั้งในทางกฎหมาย หรือ นำมาอ้างอิงข้อมูลได้อีกต่อไป และที่สำคัญที่สุด เอกสารบางชนิดทางกฎหมายต้องให้เก็บอย่างต่ำ 5 ปี ต้องตรวจระยะเวลาในการทำลาย
 2. ชั่งน้ำหนักเพื่อตรวจสอบกับบริษัทที่เข้ามาบริการทำลายเอกสาร เพื่อออกหนังสือรับรองการทำลายเอกสาร
3.เริ่มกระบวนการทำลายเอกสาร เครื่องทำลายเอกสารความเร็วสูง
          

อ้างอิง:http://www.108junk.com/index.php?mo=10&art=341113